Lembaga Kearsipan di bedakan menjadi 2, yaitu Lembaga Kearsipan Nasional (di Indonesia) dan Lembaga Kearsipan Internasional.

Lembaga Kearsipan Nasional (di Indonesia):
1. Arsip Nasional RI
2. Arsip Daerah Provinsi
3. Arsip Daerah Kabupaten/Kota
4. Arsip Perguruan Tinggi


Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
Unit Kearsipan terdiri dari:
1). Lembaga Negara
2). Pemerintahan Daerah
3). Perguruan Tinggi Negeri
4). BUMN
5). BUMD

Fungsi Unit Kearsipan, yaitu sebagai:
1. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
2. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
3. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
4. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; dan
5. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

Unit Kearsipan: Lembaga Negara  Lingkungan Sekretariat
Tugas :
1. Pengelolaan arsip inaktif dari UP
2. Mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN dan SIKN
3. Pemusnahan arsip
4. Penyerahan arsip statis oleh pimp ke ANRI
5. Pembinaan dan Evaluasi dlm penyelenggaraan kearsipan

Lembaga Kearsipan: ANRI
- Lembaga Kearsipan Nasional
- Wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional, yang diterima dari : Lembaga Negara, Perusahaan, Organisasi politik, Organisasi masyarakat dan Perseorangan
- Pembinaan kearsipan secara nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip derah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota dan arsip perguruan tinggi
- Pembinaan dilaksanakan secara koordinasi dengan lembaga terkait
- Guna penyelamatan dan pertanggungjawaban nasional, dapat membentuk depot dan/atau tempat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki nilai keberlanjutan.

Arsip Daerah Provinsi:

(1). Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan daerah provinsi.
(2). Pemerintahan daerah provinsi wajib membentuk arsip daerah provinsi.
(3). Pembentukan arsip daerah provinsi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.

Pasal 23
Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 ayat (4), arsip daerah provinsi memiliki tugas melaksanakan:
a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota.

(4). Arsip daerah provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
a. satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi;
b. lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota;
c. perusahaan;
d. organisasi politik;
e. organisasi kemasyarakatan; dan
f. perseorangan.

Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (4), arsip daerah kabupaten/kota memiliki tugas melaksanakan:
a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggaran pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.
Pembentukan arsip daerah provinsi dan arsip daerah kabupaten/kota dilakukan oleh pemerintah daerah masing-masing.

Arsip Perguruan Tinggi:

(1). Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi.
(2). Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi.
(3). Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(4). Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan
b. civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

Arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan:
a). pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi; dan
b). pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.
- Pasal 33 Yang dimaksud “arsip milik negara” adalah arsip yang berasal dari lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan negeri, BUMN dan/atau BUMD, termasuk arsip yang dihasilkan dari semua kegiatan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang didanai oleh sumber dana negara.

Perguruan tinggi diwajibkan untuk membentuk arsip perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh pemerintah, sedangkan pembentukan arsip perguruan tinggi di lingkungan perguruan tinggi swasta diserahkan kepada kebijakan internal perguruan tinggi yang bersangkutan.
Dalam rangka penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan nasional, lembaga negara, perguruan tinggi negeri, dan kegiatan kearsipan tertentu oleh pemerintahan daerah dialokasikan dalam anggaran pendapatan dan belanja negara (APBN).
Pendanaan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh pemerintahan daerah selain yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan nasional, lembaga negara, perguruan tinggi negeri, dan kegiatan kearsipan tertentu oleh pemerintahan daerah, dialokasikan dalam anggaran pendapatan dan belanja daerah (APBD).
Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.


sumber: materi kuliah semester 2, UU no.43 thn 2009

Selengkapnya...

Link ke posting ini

Arsip sangat penting karena:
- Hidup tidak lepas dari arsip: sejak lahir sampai mati memerlukan keberadaan arsip
- Urat nadi bagi organisasi: sebuah lembaga tanpa arsip tidak bisa operasional
- Bukti otentik: apapun status dan hak didasarkan dan dibuktikan dengan arsip
- Rekaman kegiatan: apa yang pernah dilakukan terekam dalam arsip.


Karena Arsip berfungsi:
- Mendukung proses pengambilan keputusan;
- Menunjang proses perencanaan;
- Mendukung pengawasan;
- Sebagai alat bukti;
- Sebagai pusat ingatan;
- Menunjang kegiatan ekonomi dan politik.

Karakteristik Arsip:
1. Unik (beagam info, bentuk, fungsi, dan hanya ada satu)
2. Otentik (keaslian)
3. Legal (sah)
4. Reability (kepercayaan)
5. Integrity (kelengkapan)
6. Use Ability (dapat digunakan)

Selengkapnya...

Link ke posting ini

Apakah beda antara Dokumentasi, Arsip, Pustaka, Museum??
tentu saja itu berbeda, mulai dari pengertian, fungsi, bentuk, dll.
1. Perbedaan Arsip dan Pustaka
ARSIP:
1). Tercipta dari kegiatan
2). Begitu tercipta dapat diakses secara terbatas
3). Hilang tidak dapat dibuat lagi
4). Tidak dijualbelikan


sedangkan PUSTAKA:
1). Tercipta dengan perencanaan
2). Siapapun boleh membaca
3). Dapat dicetak lagi
4). Dijualbelikan


Dokumen
Dokumen adalah sekumpulan arsip yang berupa kertas, foto atau catatan-catatan lain yang masih digunakan atau masih bernilai guna.
Tidak semua dokumen menjadi arsip, tetapi sebaliknya setiap arsip adalah merupakan dokumen.
Arsip adalah dokumen yang bisa digunakan sebagai alat dan sekaligus sebagai bukti terselenggaranya aktivitas seseorang atau korporasi.
Dokumen sebagai rekaman informasi, meliputi segala sesuatu yang ada tulisannya atau segala sesuatu yang terdapat angka, simbol, atau lubang yang memiliki makna bagi orang yang memiliki kualifikasi untuk menfsirkannya, atau segala sesuatu yang dapat menghasilkan suara , citra atau tulisan, dengan atau tanpa alat, atau sebuah peta, rencana, gambar atau info.
Dokumen tidak menjadi arsip karena tidak semua dokumen menunjukkan bukti akan adanya transaksi kegiatan.
Dokumen menjadi arsip bila dokumen tersebut menunjjukan bukti transaksi kegiatan.

Selengkapnya...

Link ke posting ini

Ada beberapa Jenis-Jenis Arsip digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
(a) Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
Macam arsip dinamis ada dua yaitu:
- Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi.
- Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.



(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Karena arsip statis sudah tidak digunakan dalam kegiatan organisasi bukan berarti tidak ada gunanya lagi, biasanya arsip statis digunakan sebagai penelitian dan bernilai historys .

Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
(a). Nilai guna primer, yaitu nilai yang terkandung (nilai guna) yang terdapat dalam arsip, nilai guna arsip terletak pada isinya. Dengan kata lain adalah arsip yang terkait dengan lembaga penciptanya.
Nilai guna primer meliputi:
- Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi pencipta arsip.
- Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
- Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
- Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

(b). Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum di luar organisasi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahanpertanggungjawaban nasional.
Nilai guna sekunder, meliputi:
- Nilai guna pembuktian, yaitu nilai guna arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
- Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.

(c). Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
- Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat. Dalam artian arsip ini tidak semua orang bisa membaca arsip ini.
- Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Terbuka kecuali dengan izin bagi arsip yang tidak yerbuka (tertutup).
Semua arsip pada prinsipnya bersifat terbuka kecuali yang dinyatakan tertutup. Belum ada kepastian siapa yang berhak mengatakan sifat arsip terbuka atau tertutup, tapi menurut anggota lembaga arsip nasional yang terbaik.


Fungsi Arsip.
Arsip memiliki fungsi, yaitu:
- Mendukung proses pengambilan keputusan;
- Menunjang proses perencanaan;
- Mendukung pengawasan;
- Sebagai alat bukti;
- Sebagai pusat ingatan;
- Menunjang kegiatan ekonomi dan politik.

Bentuk Arsip Berdasarkan Media Arsip
1. Tekstual (medianya kertas).
Contoh: surat, laporan (tertulis) dari suatu kegiatan, nota dsb.

2. Kartografi dan gambar teknik.
Contoh: peta, chart, desain bangunan, dsb.

3. Audio visual:
1). Audio (rekaman suara). Contoh: kaset, CD.
2). Visual
- Gambar statik, contoh: foto
- Citra bergerak, contoh: film tanpa suara
3). Audio visual. Contoh: film, VCD.

4. Machine Readable/ Produk TI
Adalah arsip yang hanya dapat dibaca dengan alat/mesin. Contoh: disket, e-mail, flashdisk, dsb.
Kelemahan Produk TI:
1) Mudah rusak
2) Rentan rekayasa
3) Tinggi tingkat perkembangannya
4) Tinggi tingkat ketergantungannya
5) Rendah tingkat orisinalitasnya.

sumber: kuliah semester 1
Selengkapnya...

Link ke posting ini

Banyak orang yang belum mengerti tentang kearsipan, bahkan banyak yang belum mengenal apa itu Kearsipan. Hanya sebagian alias orang-orang tertentu yang mengerti tentang Kearsipan. Ada beberapa orang yang bila di tanya tentang Kearsipan biasanya menjawab “Kearsipan apa ya? Wah baru denger nih, Arsip itu apa ya?”. Maka dari itu saya memilih nge-post blog ini dengan dasar tentang kearsipan. Agar setidaknya memberikan pengetahuan tentang Kearsipan ini.Nah.. kali ini saya akan mengenalkan kepada Anda, agar mengerti tentang Kearsipan, alangkah lebih baiknya kita semua dapat mengenal dan mengerti tentang Kearsipan. Biar kalau ditanya apa itu Kearsipan bisa menjawab. Hohoho..^^

Arsip merupakam sumber informasi atau rekaman informasi bagi kelangsungan hidup maupun sejarah suatu organisasi. Arsip berfungsi sebagi pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi, dan untuk kepentingan organisasi. Arsip bukan sesuatu yang direncanakan, Arsip adalah hasil efek samping dari sebuah kegiatan.

Pada dasarnya pengertian arsip sangat banyak, yaitu:

Arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “permulaan”, menjadi “Ta Archia” selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (pengertian secara etimologi).

“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”. (Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

“Archief” diartikan segenap dokumen tertulis, gambar dan badan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administrative atau oleh salah seorang pejabatnya dan sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan.(S.Muller (1848-1922) dan R.Fruin (1857-1955)).

"Archives diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administrative dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah." (Sir Hilary Jenkinson).

"Archives diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administrative dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah." (Eugenio Cassanova - Italy).

"Arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal di empat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau." (Arsiparis Jerman, Adolf Brenneke).

“A record is any form of recorded information. The information may be recrded on paper, microfilm, auditopes, videotapes, or any computer readable medium such as a computer tape or disk, a compact disk, or an optical disk”. (Susan Z. Diamond).

”Record” meliputi “paper”, financial statements, books, bound reports, magnetic tapes, photographic, microform, manual, works of art, and many more." (Mina M. Johnson dan Norman F Kallaus).

“A record is any form of recorded information”. The medium it self may be paper, film, microfilm, magnetic media or optical disk”. (Milburn D. Smith III).



sumber: materi kuliah semester 1

Selengkapnya...

Link ke posting ini

Langsung saja kenapa saya ambil judul itu, karena payah sekali ngutak-atik blog dan ujung-ujungnya ada banyak post saya yang hilang, jadi ya harus ngepost dari awal lagii, huhuhu~
okelah mungkin saya akan kerja keras buat ngepost artikel-artikel, yaa yang pasti saya post tentang Kearsipan itu jelas pasti saya post dan juga mungkin lain-lainnya misal Korean, Kpop, travel ya pokoknya saya berusaha update terus di blog... Bismillah.. enjoy yaa^^ Selengkapnya...

Link ke posting ini