Ada beberapa Jenis-Jenis Arsip digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
(a) Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
Macam arsip dinamis ada dua yaitu:
- Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi.
- Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.



(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Karena arsip statis sudah tidak digunakan dalam kegiatan organisasi bukan berarti tidak ada gunanya lagi, biasanya arsip statis digunakan sebagai penelitian dan bernilai historys .

Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
(a). Nilai guna primer, yaitu nilai yang terkandung (nilai guna) yang terdapat dalam arsip, nilai guna arsip terletak pada isinya. Dengan kata lain adalah arsip yang terkait dengan lembaga penciptanya.
Nilai guna primer meliputi:
- Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi pencipta arsip.
- Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
- Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
- Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

(b). Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum di luar organisasi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahanpertanggungjawaban nasional.
Nilai guna sekunder, meliputi:
- Nilai guna pembuktian, yaitu nilai guna arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
- Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.

(c). Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
- Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat. Dalam artian arsip ini tidak semua orang bisa membaca arsip ini.
- Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Terbuka kecuali dengan izin bagi arsip yang tidak yerbuka (tertutup).
Semua arsip pada prinsipnya bersifat terbuka kecuali yang dinyatakan tertutup. Belum ada kepastian siapa yang berhak mengatakan sifat arsip terbuka atau tertutup, tapi menurut anggota lembaga arsip nasional yang terbaik.


Fungsi Arsip.
Arsip memiliki fungsi, yaitu:
- Mendukung proses pengambilan keputusan;
- Menunjang proses perencanaan;
- Mendukung pengawasan;
- Sebagai alat bukti;
- Sebagai pusat ingatan;
- Menunjang kegiatan ekonomi dan politik.

Bentuk Arsip Berdasarkan Media Arsip
1. Tekstual (medianya kertas).
Contoh: surat, laporan (tertulis) dari suatu kegiatan, nota dsb.

2. Kartografi dan gambar teknik.
Contoh: peta, chart, desain bangunan, dsb.

3. Audio visual:
1). Audio (rekaman suara). Contoh: kaset, CD.
2). Visual
- Gambar statik, contoh: foto
- Citra bergerak, contoh: film tanpa suara
3). Audio visual. Contoh: film, VCD.

4. Machine Readable/ Produk TI
Adalah arsip yang hanya dapat dibaca dengan alat/mesin. Contoh: disket, e-mail, flashdisk, dsb.
Kelemahan Produk TI:
1) Mudah rusak
2) Rentan rekayasa
3) Tinggi tingkat perkembangannya
4) Tinggi tingkat ketergantungannya
5) Rendah tingkat orisinalitasnya.

sumber: kuliah semester 1

Comments (0)