Lembaga Kearsipan di bedakan menjadi 2, yaitu Lembaga Kearsipan Nasional (di Indonesia) dan Lembaga Kearsipan Internasional.

Lembaga Kearsipan Nasional (di Indonesia):
1. Arsip Nasional RI
2. Arsip Daerah Provinsi
3. Arsip Daerah Kabupaten/Kota
4. Arsip Perguruan Tinggi


Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
Unit Kearsipan terdiri dari:
1). Lembaga Negara
2). Pemerintahan Daerah
3). Perguruan Tinggi Negeri
4). BUMN
5). BUMD

Fungsi Unit Kearsipan, yaitu sebagai:
1. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
2. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
3. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
4. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; dan
5. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

Unit Kearsipan: Lembaga Negara  Lingkungan Sekretariat
Tugas :
1. Pengelolaan arsip inaktif dari UP
2. Mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN dan SIKN
3. Pemusnahan arsip
4. Penyerahan arsip statis oleh pimp ke ANRI
5. Pembinaan dan Evaluasi dlm penyelenggaraan kearsipan

Lembaga Kearsipan: ANRI
- Lembaga Kearsipan Nasional
- Wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional, yang diterima dari : Lembaga Negara, Perusahaan, Organisasi politik, Organisasi masyarakat dan Perseorangan
- Pembinaan kearsipan secara nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip derah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota dan arsip perguruan tinggi
- Pembinaan dilaksanakan secara koordinasi dengan lembaga terkait
- Guna penyelamatan dan pertanggungjawaban nasional, dapat membentuk depot dan/atau tempat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki nilai keberlanjutan.

Arsip Daerah Provinsi:

(1). Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan daerah provinsi.
(2). Pemerintahan daerah provinsi wajib membentuk arsip daerah provinsi.
(3). Pembentukan arsip daerah provinsi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.

Pasal 23
Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 ayat (4), arsip daerah provinsi memiliki tugas melaksanakan:
a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota.

(4). Arsip daerah provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
a. satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi;
b. lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota;
c. perusahaan;
d. organisasi politik;
e. organisasi kemasyarakatan; dan
f. perseorangan.

Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (4), arsip daerah kabupaten/kota memiliki tugas melaksanakan:
a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggaran pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.
Pembentukan arsip daerah provinsi dan arsip daerah kabupaten/kota dilakukan oleh pemerintah daerah masing-masing.

Arsip Perguruan Tinggi:

(1). Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi.
(2). Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi.
(3). Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(4). Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan
b. civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

Arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan:
a). pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi; dan
b). pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.
- Pasal 33 Yang dimaksud “arsip milik negara” adalah arsip yang berasal dari lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan negeri, BUMN dan/atau BUMD, termasuk arsip yang dihasilkan dari semua kegiatan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang didanai oleh sumber dana negara.

Perguruan tinggi diwajibkan untuk membentuk arsip perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh pemerintah, sedangkan pembentukan arsip perguruan tinggi di lingkungan perguruan tinggi swasta diserahkan kepada kebijakan internal perguruan tinggi yang bersangkutan.
Dalam rangka penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan nasional, lembaga negara, perguruan tinggi negeri, dan kegiatan kearsipan tertentu oleh pemerintahan daerah dialokasikan dalam anggaran pendapatan dan belanja negara (APBN).
Pendanaan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh pemerintahan daerah selain yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan nasional, lembaga negara, perguruan tinggi negeri, dan kegiatan kearsipan tertentu oleh pemerintahan daerah, dialokasikan dalam anggaran pendapatan dan belanja daerah (APBD).
Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.


sumber: materi kuliah semester 2, UU no.43 thn 2009